Hofsnäs Stugägare följer GDPR och dokumenterar sitt arbete. Föreningen har dokumentation av sina rutiner, system och personuppgiftsregister. Den årliga uppföljningen och akutalitetsprövningen dokumenteras i samband med årsbokslutet.

Utlämnande av personuppgifter dokumenteras och sparas i pärm hos kassör.

Föreningens policy för personuppgifter och information om föreningens GDPR arbete framgår på föreningens webbplats.

Hofsnäs Stugägare har följande register som innehåller personnummer:

Nr 1 Medlemsregister

Nr 2 Register över båtplaster och dess användare

Vem är personuppgiftsansvarig?

Det är föreningen som är personuppgiftsansvarig.

Det är styrelsen som ansvarar för att föreningen följer lagen. Det är alltså aldrig en person som är formellt ansvarig, även om föreningen utsett föreningens kassör att sköta medlemsregistret.

Styrelsens uppgift är att:

  • Årligen kartlägga vilka personuppgifter föreningen har, varför och var föreningen lagrar uppgifterna. 
  • Dokumentera föreningens löpande GDPR arbete.
  • Årligen aktualitetspröva styrande och stödjande dokument. GDPR kräver att man har en registerförteckning men den kan behöva kompletteras med olika rutinbeskrivningar. Ett exempel kan vara om föreningen har en blankett man lägger ut på olika evenemang för att samla in intresseanmälningar. Då hanterar man personuppgifter som ännu inte hamnat i ett register.
  • Säkerställa att gamla eller överflödiga uppgifter raderas.
  • Föreningen ska teckna avtal med alla sina biträden.  
  • Kontrollera att man fyller lagens krav på vilken information som ska ges när man samlar in uppgifter. Om man finner brister så ska man se till att informera de registrerade snarast.
  • Kontrollera att personuppgifterna hanteras säkert, exempelvis med behörighetssystem som används.


Förteckning över föreningens aktuella register som innehåller personuppgifter:

RegisterNamnPnrAdressMailadressTelnrFastighets-betäckning
MEDLEMS-REGISTERxxxxxx
BÅTPLATS-REGISTERxxx
MEDLEMMAR SOM HAR KOD TILL GRINDENxxx
SMS-LISTA VATTENx